Sadarbspēja caur komunikācijām
Autors
Jau ilgāku
laiku runājam par tehnoloģiju un programmatūras sadarbspēju, savietojamību un tās
dažādajām izpausmēm. Arī šajā publikācijā bez tā neiztikt, bet šoreiz unificēto
komunikāciju (unified communications) kontekstā.
Par to saruna ar Microsoft Latvia Microsoft
Office biznesa grupas vadītāju Andreju JUŠČENKO.
Unificēto
komunikāciju laukā Microsoft
nevar uzskatīt par uzņēmumu, kas ir šīs sadarbības koncepcijas vienīgais un
aktīvākais veidotājs, tomēr tā speciālisti ir gana pieredzējuši. Microsoft aktīvi sadarbojas ar citām
kompānijām, kas piedāvā dažādus komunikāciju risinājumus, lai varētu efektīvi
izveidot konsolidētu darba vidi.
Viens no
lielākiem izaicinājumiem, ar ko ikdienā saskaras darbinieks, ir darba vietas
pārsātinājums ar dažādiem darbarīkiem. To veicina arī tas, ka darbības sfēra
itin bieži ir ārpus viena biroja un pat valsts. Te rodas iespēja dažādos veidos
optimizēt procesus un samazināt izmaksas, kas rodas, komunicējot starp vairākiem
attāliem birojiem un cilvēkiem, kas varbūt tobrīd pat neatrodas birojā.
Microsoft centieni ir
unificēt visus izmatotos un pieejamos saziņas rīkus, sākot ar e-pastu un
tūlītējo ziņojumapmaiņu un beidzot ar telefoniju, kā arī nodrošināt to integrāciju
ar citām ikdienā lietotajām aplikācijām un nodrošināt iespēju piekļūt tiem no
dažādām ierīcēm, t.i. no datora, viedtālruņa vai galda telefona. Rezultātā radām
iespēju izvēlēties optimālāko saziņas veidu, bet neradām jaunus saziņas rīkus.
Piemēram, šobrīd gandrīz visos birojos ir pieejams galda telefons, bet tas nav
integrēts kopējā saziņas līdzekļu klāstā. Tāpat ir ar tūlītējo ziņojumapmaiņu,
interneta telefoniju, e-pastu utt. Tie visi darbojas neatkarīgi cits no cita. Šādā
situācijā, piemēram, izmantojot telefonu, apmēram 60 procentos gadījumu
iecerētais sarunu biedrs neatrodas pie sava tālruņa vai viņa tālrunis ir
aizņemts, un esam nelietderīgi iztērējuši laiku, mēģinot viņu sazvanīt. Tikai
sniedzot informāciju par to, vai un kur konkrētais cilvēks ir sasniedzams,
panākam būtisku uzlabojumu.
Microsoft, nodrošinot
integrāciju, koncentrējas uz iespēju no dažādām vietām piekļūt dažādām
aplikācijām. Gandrīz visās Microsoft
programmās ir integrēta iespēja strādāt unificēto komunikāciju vidē.
Microsoft Office komunikators
gala lietotājam pēc interfeisa uzbūves atgādina citus tūlītējas saziņas
līdzekļus, piemēram, MSN Messenger, ko
lietojām privātām vajadzībām. Tajā ir redzams kontaktpersonu saraksts, ar
kuriem varam komunicēt. Tomēr ir arī būtiskas atšķirības. Mēs redzam konkrētā
cilvēka klātbūtnes statusu un arī papildu informāciju, piemēram, amatu,
atrašanas vietu u.c., kā arī informāciju no kalendāra, vai viņš ir aizņemts un
pēc cik ilga laika atbrīvosies. Tā ir pirmā līmeņa integrācija, kas ļauj, piemēram,
tieši no Microsoft Office Communicator izsaukt Microsoft Outlook un ieplānot jaunu
tikšanos tā, lai tā nepārklātos ar kāda potenciālā tikšanās dalībnieka aizņemto
laiku. Te iespējams nosūtīt e-pastu, tūlītējo ziņojumu vai arī komunicēt no tās
pašas vietas kā citādi, tai skaitā piezvanot uz fiksēto vai mobilo tālruni. Darbinieki
paši var veidot savām vajadzībām pielāgotus sazināšanas scenārijus. Piemēram,
ja zvana adresāts ir atstājis ziņu, ka šobrīd nav birojā, norādot, ka ir
sasniedzams tikai pa mobilo tālruni, tad zvans viņam automātiski pienāks tieši
uz mobilo, kas ir norādīts korporatīvajā adrešu grāmatā. Līdzīgi tiek izmantota
arī visa cita Microsoft Outlook par
konkrēto cilvēku pieejamā informācija. Svarīgi, ka, pateicoties Microsoft Office produktu savstarpējai
integrācijai, informācija no vienas aplikācijas, piemēram, Microsoft Outlook kalendāra tiek automātiski
atspoguļota arī citās saistītajās aplikācijās, piemēram, Microsoft Office Communicator. Pateicoties
tam, darbinieku klātbūtnes statuss tiek automātiski uzturēts, vadoties no informācijas
darbinieka kalendārā, un atspoguļo daudz plašāku informāciju, nekā publiskās
tūlītējās saziņas programmas.
Ja iestādei
ir izveidots iekšējais portāls uz Microsoft
Office SharePoint tehnoloģijas bāzes, tajā būs pieejama klātbūtnes informācija
par darbiniekiem, kā arī tiks nodrošināta iespēja uzsākt komunikāciju tieši no
portāla, izmantojot MS Office Communicator. Tātad, pat apskatot lapu,
kas satur informāciju par kādu cilvēku, uzreiz var redzēt, kāds ir viņa statuss,
un kontaktēties saskaņā ar tābrīža iespējām.
Šāda
integrācija atvieglo kopdarbu, jo, no vienas puses, ir vieglāk kontaktēties ar
cilvēku tā, kā tam konkrētajā brīdī ir pieņemamāk, no otras puses, gandrīz nekad
nav jātērē laiks, piemēram, zvanot uz galda tālruni laikā, kad kabinetā neviena
nav.
Būtiski ir
arī tas, ka integrētajam komunikācijas rīkam var piekļūt dažādos veidos no
dažādām iekārtām: no datora, izmantojot klienta programmu, no galda telefona,
kurā arī pieejams komunikators, un no mobilās ierīces. Vēl ir iespēja piekļūt caur
tīkla pārlūku.
Microsoft nodrošina iespēju
integrēt biroja telefona centrāli sistēmā, bet neaizstāj tās funkcionalitāti.
Integrācijas vadības rīks ir ar interfeisu, kas līdzīgs citiem Microsoft produktiem, līdz ar to ir
atvieglots tā apgūšanas process. Visa informācija, kas nonāk integrētajā vidē
un tiek pārraidīta, tiek kriptēta. Lietojot publiskos komunikācijas rīkus
biznesa vajadzībām, būtu jāapsver to integrācijas iespējas biroja vidē un
uzņēmuma infrastruktūrā. Cik droši ir šie rīki no pieejamības viedokļa, kas
notiek, ja pakalpojums nav pieejams, kā tas var ietekmēt organizācijas darbu.
Vēl viens svarīgs drošības aspekts ir lietotāju uzturēšana un pārvaldība. Kas
notiek, ja darbinieks maina darbu? Microsoft
risinājumā visa komunikāciju piekļuves kontrole ir integrēta Microsoft vidē (Active Directory),
un darbinieks, mainot darbavietu, vairs nevar izmantot savu lietotāja vārdu,
lai piekļūtu uzņēmuma infrastruktūrai un, piemēram, mēģinātu veikt darījumus uzņēmuma
vārdā.
Pastāv
iespēja Microsoft komunikācijas
risinājumu integrēt arī ar IP bāzētām telefona sistēmām, kā Cisco Call Manager u. c. Ir izstrādāta virkne produktu populārākajiem
risinājumiem, bet pastāv iespēja veikt integrāciju praktiski ar jebkuru, ja
vien tas ir puslīdz balstīts uz industrijas standartiem.
Microsoft produkti
Tieši kādi Microsoft produkti nodrošina šo unificēto
komunikāciju izmatošanu? Pamata līmenī, protams, ir nepieciešams:
- Microsoft Windows
serveris ar Active Directory, kas
nodrošina lietotāju identificēšanu un autentificēšanu;
- Microsoft Exchange
serveris, kas nodrošina e-pastu un kalendāru;
- Microsoft Communications Server, kas nodrošina ziņojumapmaiņu un lietotāju
klātbūtnes informāciju, kas attēlota kā dažādu krāsu punkts visās Microsoft programmu vidēs un kas
maina krāsu atbilstoši pieejamības informācijai Exchange;
- Microsoft Office komunikators tiek
instalēts lietotāju datoros, lai nodrošinātu sasaisti ar visiem serveriem
un nodrošinātu integrāciju unificēto komunikāciju vidē.
Lietojot šo
produktu, var realizēt balss sakarus un ziņojumapmaiņu unificēto komunikāciju
vidē, kā arī organizēt konferences, iesaistot vairākus vidē integrētus saziņas
līdzekļus.
Izmantojot Microsoft Office Live Meeting programmu, var
organizēt virtuālās sanāksmes, koplietot dažādas Microsoft programmas un dokumentus gandrīz bez lietotāju
skaita ierobežojuma. Šādi iespējams organizēt arī videokonferenci vai dalībnieku
videoapraidi.
Citas iespējas
Daudzi
komunikācijas risinājumu piegādātāji piedāvā gan aparatūras un tīklošanas
risinājumus, gan arī programmatūru, kas balstās uz konkrētā piegādātāja
standartiem un tehnoloģijām, kuras bieži nav savietojamas ar citu piegādātāju
risinājumiem. Parasti šādas specializētas programmatūras izmantošana agri vai
vēlu rada problēmas, jo šādas vides ir diezgan neelastīgas un grūti
pielāgojamas, it īpaši tur, kur sastopami vairāku ražotāju produkti. Augstāka
līmeņa risinājumi tiek komplektēti arī ar attīstītākām kopdarba iespējām, ko
parasti nodrošina programmas, kuru pielāgošanas iespējas ir ierobežotas. Arī
lietotāju iekārtas jeb galiekārtas uzņēmums šādos risinājumos ir spiests
izvēlēties no ierobežota piedāvājuma, un itin bieži nemaz nav nodrošināts citu
ražotāju līdzīgu iekārtu atbalsts vai pilns atbalsts.
Microsoft šo situāciju redz
konceptuāli citādi. Tiek radīts risinājums, kas balstīts uz industrijas
standartiem bez citiem ierobežojumiem. Tiek veidota atvērta komunikāciju
platforma, kas nodrošina iespēju jebkuram ražotājam veidot savus risinājumus,
balstoties uz šo platformu. Tas nozīmē, ka lietotājs var ne tikai izvēlēties iekārtas
no jebkura ražotāja, kas izveidojis risinājumu integrācijai šajā Microsoft unificēto komunikāciju vidē, bet
arī izmantot līdzšinējās iekārtas, ja ražotājs nodrošinājis šādu integrācijas
iespēju.
Partneri
Šobrīd jau
daudzi starptautiski uzņēmumi ir radījuši risinājumus integrācijai unificēto
komunikāciju vidē. Pazīstamākās no tām ir Cisco,
Hewllet-Packard un Nortel.
Lai labāk
novērtētu iespējamos unificēto komunikāciju lietojumus, var minēt dažus uzņēmumus,
kas savu komunikāciju optimizēšanai jau ir ieviesuši Microsoft risinājumu: Boeing,
Siemens, Volvo, Vodafone,
GAP, P&G u. c.
Problēmas
Diemžēl
jāatzīst, ka unificēto komunikāciju koncepcijas izpratne un lietošanas
izplatība notiek lēnāk, nekā varētu cerēt, jo pastāv virkne problēmu un
jautājumu:
virkne
jaunumu, piemēram, klātbūtnes informācija, nav pilnībā izprasta;
nav
strikti definēta labā prakse
unificēto komunikāciju risinājumiem;
produkti
vēl nav tik attīstīti, lai nodrošinātu visu vēlamo funkcionalitāti;
lielie
uzņēmumi ir investējuši milzīgu naudu pašreizējos kopdarba risinājumos. Tas,
protams, kavē unificēto komunikāciju risinājumu ieviešanu;
virkni
risinājumu ir sarežģīti ieviest;
biznesa
analītiķi risinājuma efektivitāti rēķina, ņemot vērā tikai risinājuma atmaksāšanās
laiku, bet neņem vērā izmaksu ietaupījumu un iespējamo biznesa apjoma
pieaugumu.
Raitis MISA
Jau ilgāku laiku runājam par tehnoloģiju un programmatūras sadarbspēju, savietojamību un tās dažādajām izpausmēm. Arī šajā publikācijā bez tā neiztikt, bet šoreiz unificēto komunikāciju (unified communications) kontekstā. Par to saruna ar Microsoft Latvia Microsoft Office biznesa grupas vadītāju Andreju JUŠČENKO.
Unificēto komunikāciju laukā Microsoft nevar uzskatīt par uzņēmumu, kas ir šīs sadarbības koncepcijas vienīgais un aktīvākais veidotājs, tomēr tā speciālisti ir gana pieredzējuši. Microsoft aktīvi sadarbojas ar citām kompānijām, kas piedāvā dažādus komunikāciju risinājumus, lai varētu efektīvi izveidot konsolidētu darba vidi.
Viens no lielākiem izaicinājumiem, ar ko ikdienā saskaras darbinieks, ir darba vietas pārsātinājums ar dažādiem darbarīkiem. To veicina arī tas, ka darbības sfēra itin bieži ir ārpus viena biroja un pat valsts. Te rodas iespēja dažādos veidos optimizēt procesus un samazināt izmaksas, kas rodas, komunicējot starp vairākiem attāliem birojiem un cilvēkiem, kas varbūt tobrīd pat neatrodas birojā.
Microsoft centieni ir unificēt visus izmatotos un pieejamos saziņas rīkus, sākot ar e-pastu un tūlītējo ziņojumapmaiņu un beidzot ar telefoniju, kā arī nodrošināt to integrāciju ar citām ikdienā lietotajām aplikācijām un nodrošināt iespēju piekļūt tiem no dažādām ierīcēm, t.i. no datora, viedtālruņa vai galda telefona. Rezultātā radām iespēju izvēlēties optimālāko saziņas veidu, bet neradām jaunus saziņas rīkus. Piemēram, šobrīd gandrīz visos birojos ir pieejams galda telefons, bet tas nav integrēts kopējā saziņas līdzekļu klāstā. Tāpat ir ar tūlītējo ziņojumapmaiņu, interneta telefoniju, e-pastu utt. Tie visi darbojas neatkarīgi cits no cita. Šādā situācijā, piemēram, izmantojot telefonu, apmēram 60 procentos gadījumu iecerētais sarunu biedrs neatrodas pie sava tālruņa vai viņa tālrunis ir aizņemts, un esam nelietderīgi iztērējuši laiku, mēģinot viņu sazvanīt. Tikai sniedzot informāciju par to, vai un kur konkrētais cilvēks ir sasniedzams, panākam būtisku uzlabojumu.
Microsoft, nodrošinot integrāciju, koncentrējas uz iespēju no dažādām vietām piekļūt dažādām aplikācijām. Gandrīz visās Microsoft programmās ir integrēta iespēja strādāt unificēto komunikāciju vidē.
Microsoft Office komunikators gala lietotājam pēc interfeisa uzbūves atgādina citus tūlītējas saziņas līdzekļus, piemēram, MSN Messenger, ko lietojām privātām vajadzībām. Tajā ir redzams kontaktpersonu saraksts, ar kuriem varam komunicēt. Tomēr ir arī būtiskas atšķirības. Mēs redzam konkrētā cilvēka klātbūtnes statusu un arī papildu informāciju, piemēram, amatu, atrašanas vietu u.c., kā arī informāciju no kalendāra, vai viņš ir aizņemts un pēc cik ilga laika atbrīvosies. Tā ir pirmā līmeņa integrācija, kas ļauj, piemēram, tieši no Microsoft Office Communicator izsaukt Microsoft Outlook un ieplānot jaunu tikšanos tā, lai tā nepārklātos ar kāda potenciālā tikšanās dalībnieka aizņemto laiku. Te iespējams nosūtīt e-pastu, tūlītējo ziņojumu vai arī komunicēt no tās pašas vietas kā citādi, tai skaitā piezvanot uz fiksēto vai mobilo tālruni. Darbinieki paši var veidot savām vajadzībām pielāgotus sazināšanas scenārijus. Piemēram, ja zvana adresāts ir atstājis ziņu, ka šobrīd nav birojā, norādot, ka ir sasniedzams tikai pa mobilo tālruni, tad zvans viņam automātiski pienāks tieši uz mobilo, kas ir norādīts korporatīvajā adrešu grāmatā. Līdzīgi tiek izmantota arī visa cita Microsoft Outlook par konkrēto cilvēku pieejamā informācija. Svarīgi, ka, pateicoties Microsoft Office produktu savstarpējai integrācijai, informācija no vienas aplikācijas, piemēram, Microsoft Outlook kalendāra tiek automātiski atspoguļota arī citās saistītajās aplikācijās, piemēram, Microsoft Office Communicator. Pateicoties tam, darbinieku klātbūtnes statuss tiek automātiski uzturēts, vadoties no informācijas darbinieka kalendārā, un atspoguļo daudz plašāku informāciju, nekā publiskās tūlītējās saziņas programmas.
Ja iestādei ir izveidots iekšējais portāls uz Microsoft Office SharePoint tehnoloģijas bāzes, tajā būs pieejama klātbūtnes informācija par darbiniekiem, kā arī tiks nodrošināta iespēja uzsākt komunikāciju tieši no portāla, izmantojot MS Office Communicator. Tātad, pat apskatot lapu, kas satur informāciju par kādu cilvēku, uzreiz var redzēt, kāds ir viņa statuss, un kontaktēties saskaņā ar tābrīža iespējām.
Šāda integrācija atvieglo kopdarbu, jo, no vienas puses, ir vieglāk kontaktēties ar cilvēku tā, kā tam konkrētajā brīdī ir pieņemamāk, no otras puses, gandrīz nekad nav jātērē laiks, piemēram, zvanot uz galda tālruni laikā, kad kabinetā neviena nav.
Būtiski ir arī tas, ka integrētajam komunikācijas rīkam var piekļūt dažādos veidos no dažādām iekārtām: no datora, izmantojot klienta programmu, no galda telefona, kurā arī pieejams komunikators, un no mobilās ierīces. Vēl ir iespēja piekļūt caur tīkla pārlūku.
Microsoft nodrošina iespēju integrēt biroja telefona centrāli sistēmā, bet neaizstāj tās funkcionalitāti. Integrācijas vadības rīks ir ar interfeisu, kas līdzīgs citiem Microsoft produktiem, līdz ar to ir atvieglots tā apgūšanas process. Visa informācija, kas nonāk integrētajā vidē un tiek pārraidīta, tiek kriptēta. Lietojot publiskos komunikācijas rīkus biznesa vajadzībām, būtu jāapsver to integrācijas iespējas biroja vidē un uzņēmuma infrastruktūrā. Cik droši ir šie rīki no pieejamības viedokļa, kas notiek, ja pakalpojums nav pieejams, kā tas var ietekmēt organizācijas darbu. Vēl viens svarīgs drošības aspekts ir lietotāju uzturēšana un pārvaldība. Kas notiek, ja darbinieks maina darbu? Microsoft risinājumā visa komunikāciju piekļuves kontrole ir integrēta Microsoft vidē (Active Directory), un darbinieks, mainot darbavietu, vairs nevar izmantot savu lietotāja vārdu, lai piekļūtu uzņēmuma infrastruktūrai un, piemēram, mēģinātu veikt darījumus uzņēmuma vārdā.
Pastāv iespēja Microsoft komunikācijas risinājumu integrēt arī ar IP bāzētām telefona sistēmām, kā Cisco Call Manager u. c. Ir izstrādāta virkne produktu populārākajiem risinājumiem, bet pastāv iespēja veikt integrāciju praktiski ar jebkuru, ja vien tas ir puslīdz balstīts uz industrijas standartiem.
Microsoft produkti
Tieši kādi Microsoft produkti nodrošina šo unificēto komunikāciju izmatošanu? Pamata līmenī, protams, ir nepieciešams:
- Microsoft Windows serveris ar Active Directory, kas nodrošina lietotāju identificēšanu un autentificēšanu;
- Microsoft Exchange serveris, kas nodrošina e-pastu un kalendāru;
- Microsoft Communications Server, kas nodrošina ziņojumapmaiņu un lietotāju klātbūtnes informāciju, kas attēlota kā dažādu krāsu punkts visās Microsoft programmu vidēs un kas maina krāsu atbilstoši pieejamības informācijai Exchange;
- Microsoft Office komunikators tiek instalēts lietotāju datoros, lai nodrošinātu sasaisti ar visiem serveriem un nodrošinātu integrāciju unificēto komunikāciju vidē.
Lietojot šo produktu, var realizēt balss sakarus un ziņojumapmaiņu unificēto komunikāciju vidē, kā arī organizēt konferences, iesaistot vairākus vidē integrētus saziņas līdzekļus.
Izmantojot Microsoft Office Live Meeting programmu, var organizēt virtuālās sanāksmes, koplietot dažādas Microsoft programmas un dokumentus gandrīz bez lietotāju skaita ierobežojuma. Šādi iespējams organizēt arī videokonferenci vai dalībnieku videoapraidi.
Citas iespējas
Daudzi komunikācijas risinājumu piegādātāji piedāvā gan aparatūras un tīklošanas risinājumus, gan arī programmatūru, kas balstās uz konkrētā piegādātāja standartiem un tehnoloģijām, kuras bieži nav savietojamas ar citu piegādātāju risinājumiem. Parasti šādas specializētas programmatūras izmantošana agri vai vēlu rada problēmas, jo šādas vides ir diezgan neelastīgas un grūti pielāgojamas, it īpaši tur, kur sastopami vairāku ražotāju produkti. Augstāka līmeņa risinājumi tiek komplektēti arī ar attīstītākām kopdarba iespējām, ko parasti nodrošina programmas, kuru pielāgošanas iespējas ir ierobežotas. Arī lietotāju iekārtas jeb galiekārtas uzņēmums šādos risinājumos ir spiests izvēlēties no ierobežota piedāvājuma, un itin bieži nemaz nav nodrošināts citu ražotāju līdzīgu iekārtu atbalsts vai pilns atbalsts.
Microsoft šo situāciju redz konceptuāli citādi. Tiek radīts risinājums, kas balstīts uz industrijas standartiem bez citiem ierobežojumiem. Tiek veidota atvērta komunikāciju platforma, kas nodrošina iespēju jebkuram ražotājam veidot savus risinājumus, balstoties uz šo platformu. Tas nozīmē, ka lietotājs var ne tikai izvēlēties iekārtas no jebkura ražotāja, kas izveidojis risinājumu integrācijai šajā Microsoft unificēto komunikāciju vidē, bet arī izmantot līdzšinējās iekārtas, ja ražotājs nodrošinājis šādu integrācijas iespēju.
Partneri
Šobrīd jau daudzi starptautiski uzņēmumi ir radījuši risinājumus integrācijai unificēto komunikāciju vidē. Pazīstamākās no tām ir Cisco, Hewllet-Packard un Nortel.
Lai labāk novērtētu iespējamos unificēto komunikāciju lietojumus, var minēt dažus uzņēmumus, kas savu komunikāciju optimizēšanai jau ir ieviesuši Microsoft risinājumu: Boeing, Siemens, Volvo, Vodafone, GAP, P&G u. c.
Problēmas
Diemžēl jāatzīst, ka unificēto komunikāciju koncepcijas izpratne un lietošanas izplatība notiek lēnāk, nekā varētu cerēt, jo pastāv virkne problēmu un jautājumu:
virkne jaunumu, piemēram, klātbūtnes informācija, nav pilnībā izprasta;
nav strikti definēta labā prakse unificēto komunikāciju risinājumiem;
produkti vēl nav tik attīstīti, lai nodrošinātu visu vēlamo funkcionalitāti;
lielie uzņēmumi ir investējuši milzīgu naudu pašreizējos kopdarba risinājumos. Tas, protams, kavē unificēto komunikāciju risinājumu ieviešanu;
virkni risinājumu ir sarežģīti ieviest;
biznesa analītiķi risinājuma efektivitāti rēķina, ņemot vērā tikai risinājuma atmaksāšanās laiku, bet neņem vērā izmaksu ietaupījumu un iespējamo biznesa apjoma pieaugumu.
Raitis MISA